Ochrona danych i prywatność
Ten dokument opisuje, jak Tajo przetwarza dane osobowe klientów sprzedawców, potencjalnych klientów oraz osób odwiedzających sklepy sprzedawców. Nasze zobowiązanie do ochrony danych zapewnia zgodność z RODO, CCPA i innymi przepisami o prywatności obowiązującymi na świecie.
Cel przetwarzania i minimalizacja danych
Czy przetwarzacie minimalny zakres danych osobowych potrzebny, aby dostarczyć wartość sprzedawcom?
Tak. Tajo przetwarza wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne, aby:
- Synchronizować informacje o klientach z Brevo na potrzeby automatyzacji marketingu
- Umożliwić działanie programu lojalnościowego
- Śledzić zamówienia i zaangażowanie klientów
- Zapewnić komunikację w wielu kanałach
Dane osobowe obejmują informacje, które pozwalają zidentyfikować konkretną osobę (imię i nazwisko, adres email) lub powiązać dane z konkretną osobą (wartość zamówienia, identyfikator klienta).
Czy informujecie sprzedawców o tym, jakie dane osobowe przetwarzacie i w jakich celach?
Tak. Zapewniamy pełną przejrzystość poprzez:
- Umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA), która jasno definiuje wszystkie kategorie przetwarzanych danych
- Dokumentację precyzyjnie wskazującą, jakie dane są synchronizowane z Brevo
- Czytelną dokumentację API pokazującą wszystkie przesyłane pola danych
- Wgląd w czasie rzeczywistym w działania związane z synchronizacją danych
Czy ograniczacie wykorzystanie danych osobowych do tego celu?
Tak. Tajo wykorzystuje dane osobowe wyłącznie do:
- Świadczenia podstawowych usług platformy opisanych w naszym Regulaminie
- Synchronizowania danych klientów z Brevo na potrzeby automatyzacji marketingu
- Prowadzenia programów lojalnościowych i funkcji budowania zaangażowania klientów
- Generowania analiz i wniosków dla sprzedawców
Nie wykorzystujemy danych klientów do żadnych celów wykraczających poza te wyraźnie wskazane i uzgodnione.
Zgoda i podstawa prawna
Czy macie ze sprzedawcami umowy dotyczące prywatności i ochrony danych?
Tak. Każdy sprzedawca musi zaakceptować:
- Regulamin, który reguluje korzystanie z platformy Tajo
- Umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA), która określa naszą rolę podmiotu przetwarzającego
- Politykę prywatności, która opisuje nasze praktyki w zakresie postępowania z danymi
Umowy te ustalają, że:
- Tajo działa jako podmiot przetwarzający dane klientów sprzedawcy
- Sprzedawcy działają jako administratorzy i odpowiadają za uzyskanie właściwych zgód
- Obie strony mają jasno określone obowiązki w zakresie ochrony danych
Czy szanujecie i stosujecie decyzje klientów dotyczące zgód?
Tak. Tajo szanuje zgody klientów poprzez:
- Automatyczne przetwarzanie żądań wypisania się przekazywanych z Brevo
- Synchronizację preferencji dotyczących zgód w czasie rzeczywistym
- Wstrzymanie komunikacji do klientów, którzy zrezygnowali z jej otrzymywania
- Respektowanie preferencji klientów we wszystkich kanałach (email, SMS, WhatsApp)
Gdy klient wypisze się lub wycofa zgodę, Tajo natychmiast:
- Synchronizuje tę preferencję z Brevo
- Blokuje przyszłą komunikację marketingową
- Zapisuje zmiany zgód w dziennikach audytu
Czy szanujecie i stosujecie decyzje klientów o sprzeciwie wobec sprzedaży ich danych?
Tak. Tajo nie sprzedaje danych klientów w żadnych okolicznościach. My:
- Nigdy nie udostępniamy danych osobowych stronom trzecim w celach komercyjnych
- Przesyłamy dane wyłącznie do Brevo w ramach podstawowej funkcjonalności platformy
- Spełniamy wymagania CCPA dotyczące „Do Not Sell My Personal Information”
- Utrzymujemy jasne oświadczenia, że sprzedaż danych nie ma miejsca
Jeśli wykorzystujecie dane osobowe do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, a decyzje te mogą wywoływać skutki prawne lub inne istotne skutki, czy klienci mogą z tego zrezygnować?
Nie dotyczy. Tajo nie prowadzi zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne lub podobnie istotne skutki wobec osób fizycznych. Platforma zapewnia:
- Automatyzację marketingu (z której klienci mogą całkowicie zrezygnować)
- Zarządzanie programem lojalnościowym (kontrolowane przez sprzedawców)
- Segmentację klientów (wyłącznie na użytek sprzedawcy)
Żadne z tych działań nie stanowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji o skutkach prawnych lub istotnych w rozumieniu art. 22 RODO.
Przechowywanie i bezpieczeństwo
Czy macie okresy retencji gwarantujące, że dane osobowe nie są przechowywane dłużej niż to konieczne?
Tak. Tajo stosuje jasne zasady retencji danych:
Dane aktywnych klientów:
- Przechowywane tak długo, jak konto sprzedawcy pozostaje aktywne
- Wykorzystywane do bieżącej synchronizacji i działania platformy
- Sprzedawcy mogą w każdej chwili usunąć dane klientów w interfejsie Tajo
Zamknięcie konta:
- Wszystkie dane klientów są usuwane w ciągu 90 dni od zamknięcia konta
- Sprzedawcy mogą zażądać natychmiastowego usunięcia danych po zamknięciu konta
- Dane z kopii zapasowych są usuwane zgodnie z naszym harmonogramem retencji kopii zapasowych (30 dni)
Retencja wymagana prawem:
- Zapisy transakcji mogą być przechowywane dłużej, jeśli wymaga tego prawo (np. dokumentacja podatkowa)
- Przechowujemy wtedy minimalny zakres danych, wyłącznie w celu zachowania zgodności z przepisami
Sprzedawcy odpowiadają za:
- Zarządzanie okresami retencji dla własnych czynności przetwarzania
- Usuwanie danych klientów, gdy nie są już potrzebne
- Zachowanie zgodności z przepisami o ochronie danych obowiązującymi w ich jurysdykcji
Czy szyfrujecie dane w spoczynku i w tranzycie?
Tak. Tajo stosuje szyfrowanie zgodne ze standardami branżowymi:
W tranzycie:
- TLS 1.3 dla wszystkich transmisji danych
- Wymuszony HTTPS dla całego ruchu webowego
- Szyfrowane połączenia API z Brevo
- Przypinanie certyfikatów (certificate pinning) w aplikacjach mobilnych
W spoczynku:
- Szyfrowanie AES-256 dla danych w bazie
- Szyfrowane kopie zapasowe
- Szyfrowane przechowywanie wszelkich przesłanych dokumentów
- Szyfrowanie na poziomie bazy danych dla pól wrażliwych (np. kluczy API)
Czy szyfrujecie kopie zapasowe danych?
Tak. Wszystkie dane z kopii zapasowych są szyfrowane:
- Automatyczne kopie dobowe szyfrowane algorytmem AES-256
- Pliki kopii zapasowych przechowywane z szyfrowaniem w spoczynku
- Bezpieczne zarządzanie kluczami szyfrowania kopii zapasowych
- Regularne testy odtwarzania kopii w celu weryfikacji ich integralności
Czy oddzielacie dane testowe od produkcyjnych?
Tak. Tajo utrzymuje ścisły rozdział:
- Całkowicie odrębne środowiska produkcyjne i deweloperskie/testowe
- Żadne dane produkcyjne nie są używane w środowiskach testowych
- Dane testowe są zanonimizowane i syntetyczne
- Odrębne bazy danych, serwery i kontrola dostępu
- Inne klucze API i poświadczenia dla każdego środowiska
Czy macie strategię zapobiegania utracie danych?
Tak. Tajo wdraża kompleksowe zapobieganie utracie danych:
Działania zapobiegawcze:
- Automatyczne kopie zapasowe co 24 godziny
- Replikacja bazy danych w czasie rzeczywistym
- Nadmiarowe przechowywanie danych w wielu strefach dostępności
- Kontrola wersji i śledzenie zmian
Wykrywanie:
- Automatyczne monitorowanie integralności danych
- Wykrywanie anomalii w nietypowych wzorcach dostępu do danych
- Regularne audyty bezpieczeństwa i testy penetracyjne
- Automatyczne alerty o możliwych naruszeniach ochrony danych
Odtwarzanie:
- Możliwość odtwarzania do wybranego punktu w czasie
- Udokumentowane procedury odtwarzania po awarii
- Regularne ćwiczenia odtwarzania po awarii
- RTO (docelowy czas odtworzenia): 4 godziny
- RPO (docelowy punkt odtworzenia): 24 godziny
Kontrola dostępu
Czy ograniczacie dostęp pracowników do danych osobowych klientów?
Tak. Dostęp do danych klientów jest ściśle kontrolowany:
Zasady dostępu:
- Zasada najmniejszych uprawnień
- Kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC)
- Dostęp wyłącznie w oparciu o uzasadnioną potrzebę
- Regularne przeglądy uprawnień (kwartalnie)
Poziomy dostępu:
- Brak dostępu: większość pracowników nie ma dostępu do produkcyjnych danych klientów
- Tylko odczyt: zespół wsparcia ma ograniczony, audytowany dostęp do odczytu na potrzeby diagnostyki
- Administracyjny: administratorzy baz danych mają podwyższone uprawnienia, szczegółowo rejestrowane
- Awaryjny: procedury awaryjne (break-glass) wyłącznie na wypadek incydentów krytycznych
Zabezpieczenia:
- Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) wymagane od wszystkich pracowników
- VPN wymagany przy dostępie zdalnym
- Lista dozwolonych adresów IP dla dostępu administracyjnego
- Wygasanie sesji i automatyczne blokady
Czy stosujecie wysokie wymagania dotyczące haseł pracowników?
Tak. Tajo egzekwuje polityki haseł klasy korporacyjnej:
Wymagania:
- Minimum 16 znaków
- Hasło musi zawierać wielkie i małe litery, cyfry oraz znaki specjalne
- Nie można ponownie użyć 12 ostatnich haseł
- Wygasanie hasła co 90 dni
- Blokada konta po 5 nieudanych próbach
Dodatkowe zabezpieczenia:
- Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) obowiązkowe dla wszystkich pracowników
- Integracja logowania jednokrotnego (SSO) z firmowym dostawcą tożsamości
- Obsługa uwierzytelniania biometrycznego
- Menedżer haseł wymagany od wszystkich pracowników
- Regularne szkolenia podnoszące świadomość bezpieczeństwa
Czy rejestrujecie dostęp do danych osobowych?
Tak. Prowadzimy kompleksowe rejestrowanie zdarzeń na potrzeby audytu:
Rejestrowane działania:
- Wszystkie zapytania do bazy danych sięgające po dane klientów
- Wywołania API do Brevo zawierające informacje o klientach
- Dostęp administracyjny do systemów produkcyjnych
- Eksporty danych i operacje masowe
- Zmiany konfiguracji
- Nieudane próby uwierzytelnienia
Zapisy zawierają:
- Znacznik czasu dostępu
- Tożsamość użytkownika
- Adres IP i lokalizację
- Wykonane działanie
- Dane, do których uzyskano dostęp (identyfikatory rekordów)
- Status powodzenia lub niepowodzenia
Zarządzanie logami:
- Logi przechowywane przez co najmniej 1 rok
- Szyfrowane przechowywanie logów
- System rejestrowania odporny na manipulacje
- Regularne przeglądy logów
- Integracja z SIEM na potrzeby monitorowania w czasie rzeczywistym
- Automatyczne alerty o podejrzanych działaniach
Czy macie politykę reagowania na incydenty bezpieczeństwa?
Tak. Tajo utrzymuje kompleksowy plan reagowania na incydenty bezpieczeństwa:
Wykrywanie i ocena:
- Monitorowanie bezpieczeństwa 24/7
- Automatyczne wykrywanie zagrożeń
- Klasyfikacja wagi incydentu
- Wstępna ocena w ciągu 1 godziny
Zespół reagowania:
- Dedykowany zespół reagowania na incydenty bezpieczeństwa
- Jasne procedury eskalacji
- Zdefiniowane role i zakresy odpowiedzialności
- Zewnętrzni eksperci ds. bezpieczeństwa dostępni na stałe
Procedury reagowania:
- Ograniczenie: natychmiastowa izolacja systemów, których dotyczy incydent
- Dochodzenie: analiza śledcza w celu ustalenia zakresu i przyczyny
- Usunięcie: eliminacja zagrożenia i zamknięcie podatności
- Odtworzenie: przywrócenie systemów i weryfikacja bezpieczeństwa
- Powiadomienie: poinformowanie zainteresowanych stron zgodnie z wymogami prawa
- Przegląd poincydentalny: udokumentowanie wniosków i usprawnienie procesów
Terminy powiadomień:
- Sprzedawcy powiadamiani w ciągu 72 godzin od potwierdzenia naruszenia ochrony danych
- Organy nadzorcze powiadamiane zgodnie z obowiązującym prawem (np. 72-godzinny wymóg RODO)
- Osoby, których dane dotyczą, powiadamiane, gdy występuje wysokie ryzyko dla ich praw
Dokumentacja:
- Wszystkie incydenty szczegółowo udokumentowane
- Roczne raporty o incydentach bezpieczeństwa
- Regularne szkolenia i ćwiczenia sztabowe
- Ciągłe doskonalenie procedur reagowania
Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)
Tajo działa na podstawie kompleksowej umowy powierzenia przetwarzania danych, zgodnej z wymogami art. 28 RODO. Kluczowe elementy obejmują:
Role i zakresy odpowiedzialności
- Tajo działa jako podmiot przetwarzający dane klientów sprzedawcy
- Sprzedawcy działają jako administratorzy i odpowiadają za:
- Uzyskanie właściwych zgód od klientów
- Przekazywanie informacji o prywatności
- Obsługę żądań osób, których dane dotyczą
- Ustalanie celów i sposobów przetwarzania
Szczegóły przetwarzania
Cel: świadczenie usług platformy Tajo, w tym:
- Synchronizacja danych klientów z Brevo
- Zarządzanie programem lojalnościowym
- Automatyzacja marketingu w wielu kanałach
- Analityka i raportowanie
Kategorie danych:
- Dane kontaktowe (imię i nazwisko, email, telefon)
- Historia zamówień i dane transakcyjne
- Preferencje klientów i status zgód
- Dane behawioralne (kliknięcia, otwarcia, zaangażowanie)
- Dane programu lojalnościowego (punkty, poziomy, nagrody)
Osoby, których dane dotyczą:
- Klienci sprzedawcy
- Osoby odwiedzające stronę
- Subskrybenci newslettera
- Uczestnicy programu lojalnościowego
Podmioty podprzetwarzające
Tajo korzysta z następujących podmiotów podprzetwarzających:
| Podmiot podprzetwarzający | Usługa | Lokalizacja | Zabezpieczenia |
|---|---|---|---|
| Brevo | Platforma email/SMS/WhatsApp | Francja (UE) | Zgodność z RODO, standardowe klauzule umowne |
| AWS | Infrastruktura chmurowa | Regiony UE | Zgodność z RODO, EU-US Data Privacy Framework |
| Cloudflare | CDN i bezpieczeństwo | Globalnie | Standardowe klauzule umowne, lokalizacja danych |
Informowanie o zmianach:
- Sprzedawcy powiadamiani 30 dni przed zaangażowaniem nowych podmiotów podprzetwarzających
- Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec nowych podmiotów podprzetwarzających
- Rozwiązania alternatywne lub prawo do rozwiązania umowy, jeśli sprzeciw jest uzasadniony
Prawa osób, których dane dotyczą
Tajo wspiera sprzedawców w realizacji praw osób, których dane dotyczą:
Obsługiwane prawa:
- Prawo dostępu do danych
- Prawo do sprostowania
- Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)
- Prawo do przenoszenia danych
- Prawo do sprzeciwu
- Prawo do ograniczenia przetwarzania
Obsługa żądań:
- Sprzedawcy mogą w każdej chwili wyeksportować dane klientów
- Usuwanie danych klientów dostępne w interfejsie Tajo
- Punkty końcowe API do zautomatyzowanego zarządzania danymi
- Odpowiedź na żądania osób, których dane dotyczą, w ciągu 5 dni roboczych
Środki bezpieczeństwa
Pełny wykaz środków bezpieczeństwa znajduje się w Załączniku 4 do naszej umowy DPA i obejmuje:
- Fizyczną i logiczną kontrolę dostępu
- Szyfrowanie w spoczynku i w tranzycie
- Monitorowanie bezpieczeństwa i reagowanie na incydenty
- Regularne audyty bezpieczeństwa i testy penetracyjne
- Szkolenia pracowników i weryfikację ich przeszłości
Międzynarodowe transfery danych
Ochrona danych w UE:
- Podstawowe przechowywanie danych w UE (Belgia, Francja)
- Standardowe klauzule umowne dla wszelkich transferów poza UE
- Dodatkowe środki, w tym szyfrowanie i kontrola dostępu
- Certyfikacja EU-US Data Privacy Framework tam, gdzie ma zastosowanie
Zgodność z CCPA:
- Jasno zdefiniowana relacja dostawcy usług (Service Provider)
- Brak sprzedaży lub udostępniania danych osobowych
- Zgodność z prawami do prywatności obowiązującymi w Kalifornii
- Podpisana umowa powierzenia przetwarzania danych
Prawo do audytu
Sprzedawcy mają prawo do:
- Żądania dokumentacji potwierdzającej zgodność Tajo z przepisami
- Przeglądu certyfikatów bezpieczeństwa i raportów z audytów
- Przeprowadzenia audytu (po rozsądnym wcześniejszym powiadomieniu, maksymalnie raz w roku)
- Otrzymania dokumentacji bezpieczeństwa, w tym raportów SOC 2
Zgodność z przepisami
RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
Status zgodności: w pełni zgodne
Kluczowe elementy:
- Ważna podstawa prawna dla wszystkich czynności przetwarzania
- Umowa powierzenia przetwarzania danych ze wszystkimi sprzedawcami
- Przeprowadzone oceny skutków dla ochrony danych (DPIA)
- Powołany inspektor ochrony danych: [email protected]
- Procedury zgłaszania naruszeń (72 godziny)
- Prowadzony rejestr czynności przetwarzania
- Zasady prywatności w fazie projektowania i domyślnej ochrony danych
CCPA (kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów)
Status zgodności: w pełni zgodne
Kluczowe elementy:
- Relacja dostawcy usług (nie sprzedajemy danych)
- Obsługa praw konsumentów (dostęp, usunięcie, sprzeciw)
- Informacje ujawniane w polityce prywatności
- Respektowanie żądań „Do Not Sell My Personal Information”
- Coroczne szkolenia pracowników z ochrony danych
- Zobowiązania umowne wobec sprzedawców
Dyrektywa NIS 2
Zastosowanie: zgodność tam, gdzie dyrektywa ma zastosowanie
Środki cyberbezpieczeństwa:
- Wdrożone ramy zarządzania ryzykiem
- Zgłaszanie incydentów bezpieczeństwa do zespołów CSIRT
- Wymogi bezpieczeństwa łańcucha dostaw
- Regularne oceny bezpieczeństwa
- Plany ciągłości działania i odtwarzania po awarii
DORA (rozporządzenie o operacyjnej odporności cyfrowej)
Zastosowanie: gotowość dla instytucji finansowych korzystających z Tajo
Elementy zgodności:
- Ramy zarządzania ryzykiem ICT
- Procedury zgłaszania incydentów
- Testowanie operacyjnej odporności cyfrowej
- Zarządzanie ryzykiem stron trzecich
- Prawa dostępu i audytu dla organów nadzorczych
Uwaga: przepisy DORA dotyczą wyłącznie regulowanych instytucji finansowych. Jeśli jesteś instytucją finansową objętą DORA, skontaktuj się z naszym zespołem enterprise po szczegółową dokumentację zgodności.
Kontakt i wsparcie
Inspektor ochrony danych
Email: [email protected] Rola: nadzoruje całość zgodności w zakresie ochrony danych
Zespół bezpieczeństwa
Email: [email protected] Rola: obsługuje incydenty bezpieczeństwa i zapytania
Wsparcie dla sprzedawców
Email: [email protected] Strona: https://tajo.io/support Rola: ogólne wsparcie i pomoc dotycząca platformy
Zgłoś podatność bezpieczeństwa
Email: [email protected] Klucz PGP: dostępny pod adresem https://tajo.io/security.txt
Zachęcamy do odpowiedzialnego ujawniania podatności bezpieczeństwa i prowadzimy program bug bounty dla kwalifikujących się zgłoszeń.
Dodatkowe materiały
Wersja dokumentu
Wersja: 1.0 Ostatnia aktualizacja: styczeń 2025 Następny przegląd: lipiec 2025
Ten dokument jest regularnie przeglądany i aktualizowany, aby zapewnić nieprzerwaną zgodność ze zmieniającymi się przepisami o ochronie danych i najlepszymi praktykami branżowymi.